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Einwilligung für Mitarbeiterfotos

Wann brauchen Sie eine Einwilligung, was muss darin stehen und wie halten Sie Freigabe und Fotos zusammen?

4 Minuten LesezeitAktualisiert

Wann sollten Sie eine Einwilligung einholen?

Für gezielt produzierte Portraits, Teamfotos und erkennbare Arbeitssituationen von Beschäftigten sollten Sie die Einwilligung vor der Aufnahme schriftlich oder elektronisch einholen. Bei beiläufig abgebildeten Personen oder öffentlichen Veranstaltungen kann die Einordnung anders ausfallen.

Drei Schritte vor der Veröffentlichung von MitarbeiterfotosZuerst die geplanten Motive festlegen, dann die erlaubten Kanäle auswählen und anschließend die Freigabe dokumentieren.MOTIVEFESTLEGENKANÄLEAUSWÄHLENFREIGABEDOKUMENTIEREN
Vor dem Fototag klären, wo die Bilder erscheinen dürfen – und die Entscheidung auffindbar ablegen.
Einwilligung einholenPerson wird gezielt für das Unternehmen fotografiert
Das gilt für Portraits, Teamfotos und Arbeitssituationen, in denen eine Person das Hauptmotiv ist. Nennen Sie Zweck und Kanäle konkret.
Einzelfall prüfenPerson ist nur Beiwerk oder Teil einer Veranstaltung
Hier kann eine andere Rechtsgrundlage in Betracht kommen. Im Zweifel enger zuschneiden, unkenntlich machen oder den Fall fachlich prüfen lassen.
Nicht mit dieser VorlageKinder, sensible Situationen oder bezahlte Modelle
Diese Fälle benötigen eine eigene Prüfung und meist andere Erklärungen oder Verträge. Die bereitgestellte Vorlage ist dafür ausdrücklich nicht gedacht.

Vorlage und ausgefülltes Muster

Laden Sie die ausfüllbare Vorlage herunter oder sehen Sie im deutlich gekennzeichneten Muster, wie Zwecke, Konten und Betriebsangaben konkret eingetragen werden.

Stand 12. August 2026 · Vor dem Einsatz anpassen und fachlich prüfen lassen

PDF-Vorlage

Ausfüllbares Formular mit Einwilligung und Datenschutzinformationen.

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Word-Vorlage

Bearbeitbare Fassung für Firmendaten, Kanäle und eigene Kontaktdaten.

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Ausgefülltes Muster

Fiktives Beispiel mit ausgewählten Zwecken, Instagram-Konto und ausgefüllten Betriebsangaben.

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Das sollte in der Einwilligung stehen

Fotoserie und Zwecke festhalten
Eine Serienkennung verbindet die Einwilligung mit den Bildern. Die tatsächlich vorgesehenen Zwecke werden ausgewählt, statt frei formuliert zu werden.
Kanäle und Namensnennung auswählen
Website, Drucksachen und konkrete Social-Media-Konten werden getrennt ausgewählt. Dazu kommt genau eine Variante für die Namensnennung.
Freiwilligkeit sichtbar machen
Ablehnung und spätere Änderung dürfen keine Nachteile verursachen. Eine echte Alternative ohne Foto gehört zum betrieblichen Ablauf.
Datenschutz und Widerruf erklären
Die zweite Seite bündelt Verantwortlichen, Empfänger, Speicherdauer, Internet-Risiken, Rechte und Widerrufskontakt.

Einwilligung und Fotos zusammenhalten

  1. 01

    Seite 1 pro Person ausfüllen

    Jede Person erhält vor der Aufnahme eine eigene Seite 1 und wählt Zwecke, Kanäle sowie Namensnennung ohne Druck aus. Anschließend wird die Auswahl bestätigt.

  2. 02

    Seite 2 einmal vorbereiten

    Tragen Sie Verantwortlichen, Empfänger, Speicherdauer, Kontakte und den Verweis auf ergänzende Plattforminformationen ein. Der Inhalt kann für alle Teilnehmenden gleich bleiben; zugänglich gemacht wird die Seite trotzdem jeder Person.

  3. 03

    Kopie ausgeben und intern zuordnen

    Der Betrieb bewahrt die ausgefüllte Seite 1 auf. Die Person erhält eine Kopie davon zusammen mit Seite 2. Ein zentrales Register hält Serienkennung, erlaubte Kanäle und Status aktuell.

Eine Vorlage ersetzt keine Prüfung des konkreten Einsatzes

Passen Sie Verantwortlichen, Zwecke, Kanäle, Empfänger, Löschfristen und Widerrufsprozess an. Lassen Sie das angepasste Dokument vor dauerhafter Nutzung fachlich prüfen. Die Nutzungsrechte eines externen Fotografen müssen Sie separat klären.

  • Kinder und besonders schutzbedürftige Personen
  • medizinische, religiöse, politische oder andere sensible Situationen
  • Pressearbeit, öffentliche Veranstaltungen und Interessenabwägungen
  • bezahlte Modelle, sensible Aufnahmen oder pauschal unbekannte künftige Zwecke

Quellen und Vertiefung

Quellen und Vertiefung5